Специалист по документации

Прием входящих вызовов; информационная поддержка клиентов, сопровождение на месте; заселение и выселение жильцов в установленном порядке; контроль за соблюдением правил проживания; координация работы уборщиц, взаимодействие с мастером; контроль за поддержанием имущества номерного фонда и общих условий проживания на должном уровне; ведение установленной отчетности; проведение инвентаризаций; необходимое взаимодействие с контрагентами общества; жизнеобеспечение рабочего места; пополнение и обновление основных комплектующих наборов

Прием и распределение входящих вызовов; прием и сортировка входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящей корреспонденции; выполнение поручений руководителя; оказание необходимой помощи главному бухгалтеру и юристу общества; поддержание жизнеобеспечения офиса; координация работы уборщицы; прием, ведение и систематизация документов при оформлении на работу; документационное сопровождение перевозок: от оформления заявки до передачи необходимых документов водителю; взаимодействие с заказчиками по общим вопросам; прием и систематизация счетов, контроль за их своевременной оплатой; необходимое взаимодействие с иными контрагентами общества; функции курьера в части контроля доставки и забора документов

Прием и распределение входящих вызовов; прием и сортировка входящей корреспонденции; подготовка и отправка исходящей корреспонденции; взаимодействие с поставщиками (оформление заявок на товар, проведение поступления товаров и услуг+счф, акты рекламации, оформление договоров и т.д.); взаимодействие с и иными контрагентами общества; работа с оптовыми и розничными покупателями, обработка заявок интернет-магазина; документационное сопровождение продаж (выставление счетов, подготовка отгрузочных документов: тн+счф, товарные и кассовые чеки, гарантийные талоны); прием инструмента и оборудования на сервисное обслуживание, а также его документационное обеспечение (акт-приемки/выдачи, акт о выполнении услуг и оказании работ+счф+акт дефектации); ведение и систематизация общей и первичной документации; ведение журнала контрагентов в 1С; контроль обновления цен в интернет-магазине; выполнение поручений руководителя; оказание необходимой помощи главному бухгалтеру; взаимодействие с водителем общества (подготовка маршрутного листа, доверенности, пакета отгрузочных документов, схем проезда и т.д.); жизнеобеспечение офиса;
Работа в программе 1С: Управление торговлей

Документационное обеспечение возврата товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (акт МХ-3);
оформление акта приемки продукции, акта обхода по технологии и качества металлопродукции;
учет входящей и исходящей корреспонденции (ведение реестра и описей, проверка правильности оформления, полноты и наличия вложений);
выполнение копировальных работ, а также сканирование документов с их последующим разнесением;
подготовка необходимых данных по запросу директора филиала;
проверка правильности оформления, полноты и наличия документов, предоставляемых на валютный контроль

Работа в дирекции по строительству (продвижение инвестиционного проекта):, осуществление деятельности по отделу инновационного развития, ведение деловой переписки, подготовка пакета документов по инвестиционному проекту для Минсельхоз РФ, ОАО «Россельхозбанк» (г.Москва, г.Вологда), ОАО «Росагролизинг» (г.Москва): контроль за предоставлением информации и документации, сбор и оформление, непосредственное взаимодействие со всеми перечисленными учреждениями; взаимодействие с подрядчиками (проектные работы, инженерно-геологические и инженерно-геодезические работы, бурение артезианских скважин, строительные работы, поставки оборудования и т.п.), организация и координация деловых встреч руководства с потенциальными партнерами, ведение телефонных переговоров, заключение и координация договоров, подготовка графиков строительно-монтажных работ, графиков финансирования, составление свода затрат, контроль за своевременной оплатой счетов; подготовка, отправка исходящей документации, прием и сортировка входящей документации, ведение протоколов планерок, совещаний; постоянное взаимодействие со специалистами компании, директорами и руководителями подразделений, контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, кратковременные командировки.

Работа с СРО в сфере строительства: ведение и координация всей документации, контроль за своевременной оплатой счетов; организация повышения квалификации и аттестации работников; осуществления контроля за соблюдением требований саморегуливания в целом; взаимодействие с СРО НП «Балтийский строительный комплекс» (г.Санкт-Петербург, г.Вологда), с ОАО «Британский страховой дом» (г.Санкт-Петербург, г.Вологда)

Работа в юридическом отделе (помощник зам. генерального директора): работа с договорами, подготовка исковых заявлений, претензий, уведомлений, протоколов очередных собраний, подготовка документов по КТС.

Работа в финансовом отделе (помощник финансового директора): подготовка сопроводительных писем, заявок в банк, МИФНС, ПФ; оформление документов на открытие счета; подготовка протоколов собраний по вопросам пролонгации кредитных договоров.

Работа в отделе инноваций: сбор и систематизация коммерческих предложений и информации по направлениями: приготовление органических и минеральных удобрений, методы и системы очистки воды, утилизация биотоходов (крематоры), введение в производство линии экструдирования, строительство и оборудование молочно-товарных ферм, строительство и оборудование свинокомплексов, строительство и оборудование комбикормовых заводов, модернизация канализационных очистных сооружений; работа с сайтом (обновление информации), ведение протоколов технических советов; кратковременные командировки.

Работа по продвижению инвестиционного проекта: координация работы с подрядчиками, ведение протоколов планерок.

Работа с товаром: анализ запаса товара, планирование ассортимента и запаса продукции, набор товара, выкладка товара в соответствии с инструкциями, составление заявок на товар, приемка товара (работа с товарными накладными), совершение необходимых операций по списанию товара на склад, самостоятельный инвентаризационный учет отдельных групп товара, работа со сличительными ведомостями, учет сопутствующих групп товара (накопительные скидочные карты, подарочные сертификаты и т.п.).
Работа в программе 1С: Торговля и склад.

Работа с наличными денежными средствами: оформление приходных/расходных кассовых ордеров.

Работа с потребителями: клинтоориентированность, необходимое консультирование, помощь в выборе товара, подбор товара, планирование товара по индивидуальным заявкам, информирование о проходящих акциях, работе накопительной скидочной системы, работа с претензиями, возвратом товара.